Contratista independiente (1099): qué documentos guardar y qué gastos registrar
Cuando trabajas por cuenta propia nadie te retiene impuestos ni lleva tus cuentas. Tus registros son la base de tu declaración: si están completos, la temporada de impuestos es un trámite; si no, es una reconstrucción.
Qué significa recibir un 1099
El Formulario 1099-NEC informa al IRS lo que un cliente te pagó por tus servicios como no empleado. Para pagos hechos en 2026, el cliente debe emitirlo a partir de $2,000; antes el límite era de $600. Las plataformas de pago emiten el Formulario 1099-K cuando recibes más de $20,000 en más de 200 transacciones.
El punto clave es que todo tu ingreso se declara, recibas o no un formulario. Por eso tu propio registro de ingresos importa más que los 1099 que lleguen por correo.
Los impuestos que te corresponden
Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: 15.3 % de tu ganancia neta (12.4 % de Seguro Social y 2.9 % de Medicare). Aplica desde $400 de ganancia neta al año.
Impuesto sobre la renta: se calcula sobre la ganancia de tu negocio, que se reporta en el Anexo C del Formulario 1040.
Pagos estimados: si esperas deber $1,000 o más al presentar tu declaración, el IRS espera pagos trimestrales. Las fechas habituales son el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero.
Documentos de ingresos que debes guardar
Facturas que emites y recibos de cobro.
Comprobantes de depósito y estados de cuenta bancarios.
Reportes de las plataformas de pago que usas.
Los Formularios 1099 que recibas.
Gastos que conviene registrar
Un gasto del negocio necesita dos cosas: que esté relacionado con tu trabajo y que tengas cómo comprobarlo. Estas son las categorías más comunes y lo que conviene guardar de cada una:
Materiales, herramientas y suministros: facturas y recibos de compra.
Vehículo: bitácora de millas con fecha, destino y motivo de cada viaje.
Subcontratistas: facturas, comprobantes de pago y el Formulario W-9 de cada uno.
Seguros, licencias y permisos: pólizas y recibos de pago.
Teléfono, internet y software: facturas mensuales y la parte que corresponde al negocio.
Publicidad y servicios profesionales: facturas y contratos.
Oficina en casa: medidas del espacio de uso exclusivo y los gastos de la vivienda.
Equipo de mayor valor: factura de compra y fecha en que empezó a usarse.
Cada recibo debe mostrar quién cobró, cuánto, cuándo y por qué. Un estado de cuenta por sí solo no siempre explica el motivo del gasto.
Por cuánto tiempo guardarlos
El IRS recomienda conservar los registros al menos 3 años desde que presentas la declaración. El plazo sube a 6 años si se omite ingreso por más del 25 % de lo declarado, y los registros de nómina se conservan al menos 4 años. Guardar copias digitales ordenadas por año y por categoría es suficiente.
Tres hábitos que simplifican todo
Usa una cuenta bancaria solo para el negocio.
Registra ingresos y gastos cada mes, no una vez al año.
Aparta una parte de cada cobro para los pagos estimados.
Si tus registros están atrasados o no sabes qué gastos aplican a tu actividad, agenda una consulta y armamos un sistema que puedas mantener.
Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría personalizada.
